Gerð ferilskrár

Þegar kemur að atvinnuleit þá er ferilskráin eitt mikilvægasta verkfæri atvinnuleitandans. Hún er iðulega það fyrsta sem vinnuveitandinn sér og út frá henni er umsækjandi metinn. Því er mikilvægt að vanda til verka til að koma sem best fyrir.  Illa uppsett og óskipulögð ferilskrá, með stafsetningarvillum getur gert útslagið um hvort þú farir í bunkann með þeim sem koma til greina eða bunkann með þeim sem koma ekki til greina.

Yfirleitt eru ekki gerðar sérstakar kröfur um hvernig skuli setja ferilskrá upp, mikilvægt er þó að hún sé sett skipulega upp, að hún sé læsileg og skýri frá atriðum sem koma starfsleitinni við.

Þegar farið er yfir ferilskrár umsækjenda er horft til þekkingar, hæfni og reynslu viðkomandi og útfrá þessum þáttum er metið hvort umsækjandi uppfylli hugsanlega þær kröfur sem gerðar eru til starfsins.  Ef umsækjandi er boðaður í viðtal, þá er ráðningaraðili iðulega búin að lesa yfir ferilskrána og hefur áhuga á að kynnast þér frekar og ræða ferilskrána betur.

Ferilskrá

Í ferilskránni kynnir umsækjandi sig stuttlega með því að greina frá menntun, reynslu, áhugamálum og öðru sem gæti komið atvinnuleitinni við.  Ferilskrána er hægt að  gera persónulega og útfæra á ýmsa vegu en vert er að hafa í huga að hefðbundið skipulag og uppsetning virkar gjarnan best. Með þessu er átt við að viðkomandi skýri frá menntun í einum kafla, reynslu í öðrum og þekkingu í þriðja o.sv.frv.  Hér er iðulega mælt með að upptalning sé þannig að það nýjasta í hverjum kafla/flokki sé efst og það elsta neðst. Með því móti er vinnuveitandi fljótur að sjá hvað umsækjandi tók sér fyrir hendur síðast og hvaða þekking og reynsla sé nýjust, en oft er það einmitt sú þekking eða reynsla sem vegur þyngst. 

Einfalt er gott

Gott er að hafa í huga að einfaldleikinn er oft bestur.  Best er að skýra stuttlega frá til dæmis frá helstu verkefnum og ábyrgðarsviði í hverju starfi en forðast skal miklar og flóknar langlokur.  Slíkar lýsingar þykja þó gjarnan óþarfar þegar um er að ræða menntun eða námskeið, þá dugir lýsandi titill á hverju atriði, námsstaður og hvenær námið átti sér stað. 

Dæmi um ferilskrá

Apótekið Garðatorgi,  afgreiðsla 2010 - 2016

Sá um afgreiðslu við kassa og ráðgjöf til viðskiptavina. Einnig sá ég um að fylla á hillur, sjá til að verðmerkingar væru í lagi og sá um þjálfun nýliða. 

Menntun

  • MS í viðskiptafræði HR 2016 - 2017
  • BS í hjúkrunarfræði frá HÍ  2013 - 2016
  • Stúdent af hagfræðibraut MK 2009 - 2013

Lengd ferilskrár

Gott viðmið um lengd er 1-2 blaðsíður. Þetta fer þó einnig eftir menntun og reynslu viðkomandi. Umsækjendur með langa starfsreynslu og langa menntun eru gjarnan með lengri ferilskrár heldur en nýútskrifaðir einstaklingar. 

Meðmæli

Ef hugsanlegum vinnuveitanda lýst vel á umsækjanda þá óskar hann gjarnan eftir umsögn frá einhverjum sem getur metið hæfni, styrkleika og veikleika og hvernig viðkomandi stóð sig í starfi. 

Meðmælendur ættu að vera tveir eða fleiri. Þó það sé vissulega betra að hafa fleiri meðmælendur en færri, þá ættu umsækjendur þó að gæta sín á að velja aðila sem geta veitt faglega og hlutlausa umsögn.  Með þessu er meðal annars átt við að velja ekki vini eða nána ættingja þar sem slík meðmæli eru oft ekki hlutlaus og þar af leiðandi getur vinnuveitandi ekki tekið fullt mark á þeim.

Hér mætti einnig benda á að gott er að hafa sjálfur samband við hugsanlegan umsagnaraðila og biðja um leyfi hans til að skrá hann sem umsagnaraðila. Með því móti getur viðkomandi verið undirbúin ef vinnuveitandi hringir í hann og með því móti gefið betri og traustari umsögn.

Athuga skal þó að ef atvinnuleit á að fara leynt, það er að tilvonandi vinnuveitandi megi ekki hringja í núverandi/fyrrverandi vinnustað, þá þarf umsækjandi að taka fram að ekki skuli leita meðmæla nema að hafa samband við umsækjanda fyrst. 

Uppsetning og gerð ferilskrár

Góðir punktar

  • Skýrt og læsilegt letur,  til dæmis Calibri eða Garamond 11-12pt og 1-1,5 línubil
  • Hafa passlegar spássíur,  til dæmis 2,5 cm á alla kanta
  • Gera kaflaskil auðgreinanleg, til dæmis með því að feitletra, undirstrika, setja í annan lit eða stærra letur.
  • Best er að senda skjalið sem PDF. Með þessu móti getur þú tryggt að uppsetning breytist ekki þegar annar aðili opnar bréfið. 
  • Gott er að vista skjalið með nafni umsækjanda og kennitölu.

Hvað á ég að setja í ferilskránna?

Ferilskrá inniheldur heildaryfirlit yfir þá menntun og reynslu sem viðkomandi umsækjandi býr yfir.  Ferilskránna ætti þó einnig að sníða að umræddu starfi, til dæmis er ef til vill óþarfi að taka fram sumarstarf í unglingavinnunni fyrir 15 árum og byrjendanámskeið í Word á 1.ári í menntaskóla.  Betra er að velja það sem er nýlegt og kemur umræddu starfi við. Þannig má leggja áherslu á þá reynslu, hæfni og þekkingu sem vinnuveitandi leitar eftir. 

Kaflar í ferilskránni

Hefðbundin uppsetning ferilskrár miðast gjarnan við eftirfarandi þætti. Mikilvægt er að hafa kaflaskil skýr og greinanleg til að auðvelt sé að lesa yfir ferilskránna.

1. Persónuupplýsingar

  • Iðulega sett upp í haus á ferilskránni
  • Fullt nafn og kennitala
  • Heimilisfang, símanúmer og netfang
  • Hér getur verið gott að setja faglega passamynd
  • Ef viðkomandi sækir um hlutastarf eða tímabundið starf þá getur verið gott að taka það fram hér.

Bónusráð!  Efst í ferilskránni, fyrir ofan alla upptalningu, getur verið sterkt að setja inn mjög stutta lýsingu á þér, þínum markmiðum, styrkleikum og afhverju þú sækist eftir starfinu. Þetta er einskonar 20-50 orða útdráttur úr kynningarbréfi.

2. Menntun

  • Nýjasta fremst
  • Skóli,  heiti náms/námsskeiðis/ráðstefnu
  • Gráða/prófskírteini/réttindi
  • Námstími

Athugið! Það getur reynst vel að telja upp stök námskeið/fög sem umsækjandi telur að geti komið sér vel í umræddu starfi.

3. Starfsferill

  • Nýjasta fremst
  • Vinnustaður
  • Starfsheiti
  • Tími í starfi
  • Stutt lýsing á ábyrgðarsviði og helstu verkefnum

4. Önnur þekking

  • Tölvukunnátta
  • Tungumál
  • Og fleira

5. Félagsstörf, áhugamál og persónutengd atriði

  • Félagsstörf
  • Áhugamál
  • Og fleira

6. Umsagnaraðilar

  • Að minnsta kosti tveir óháðir aðilar
  • Starfsstaða, fyrirtæki og símanúmer

Kynningarbréf

Tilgangur

Í kynningarbréfi getur umsækjandi “bætt kjöti á beinin”.  Umsækjandi getur verið persónulegri og bent á ýmislegt sem gæti skipt máli. Hér er hægt að leggja áherslu á tungumál, tölvukunnáttu, markmið og áhugasvið tengd vinnu.  Við lestur góðs kynningarbréfs getur hugsanlegur vinnuveitandi áttað sig betur á því hvernig viðkomandi passar inn í fyrirtækið og hvernig hæfileikar hans myndu nýtast best.

Kynningarbréf þarf að vera skipulega uppbyggt og ekki of langt. Gott er að miða við rúmlega hálfa blaðsíðu (250-330 orð).  Kynningarbréfið á að vekja áhuga viðkomandi og þarf því að vera grípandi.  Mikilvægt er því að leggja áherslu á þau atriði sem mæla með umsækjandum í starfið og svara því hvernig hann uppfyllir þær kröfur sem starfið krefst.

Hagnýt ráð

  • Til að spara tíma og fyrirhöfn þá er gott að eiga eitt sniðmát af kynningarbréfi sem hægt er að aðlaga að hverju starfi fyrir sig.
  • Muna að lesa vel yfir bréfið, stafsetningarvillur og lélegt málfar skipta miklu máli og eiga þátt í að móta álit lesanda á umsækjenda. Þessum áhrifum er erfitt að breyta eftir á.
  • Best er að senda skjalið sem PDF. Með þessu móti getur þú tryggt að uppsetning breytist ekki þegar annar aðili opnar bréfið.
  • Gott er að vista skjalið með nafni umsækjanda og kennitölu.

Uppbygging kynningarbréfs

  • Best er að hafa sama haus á kynningarbréfi og á ferilskrá.
  • Í upphafi bréfs skal tilgreina stað og dagsetningu.
  • Taktu fram um heiti vinnustaðar (hvar þú sækir um) og hvaða stöðu sótt er um
  • Ef sérstakur tengiliður er skráður í atvinnuauglýsingu þá skal stíla bréfið á viðkomandi, annars er hægt að skrifa, “til þess er málið varðar”.

1. Upplýsingar um starfið sem sótt er um

Gott er að byrja á að kynna sig nafni og tiltaka um hvaða starf er verið að sækja um og hvar viðkomandi sá auglýsinguna.

2. Af hverju ættir þú að fá starfið?

Þar næst færir umsækjandi rök fyrir því að hann sé kjörinn í starfið. Hér getur hann talið upp ýmsa þekkingu og reynslu sem hann býr yfir sem hann telur að geti reynst vel í starfinu.  Einnig er gott að telja upp eiginleika sem viðkomandi býr yfir sem koma sér vel. 

3. Hvað vakti áhuga þinn á starfinu?

Hér er gott að skýra frá því hversvegna starfið vekur áhuga viðkomandi.   Það getur reynst vel að vera búin að kynna sér fyrirtækið og taka fram að ákveðnir þættir starfseminnar eða stefnu fyrirtækisins séu heillandi.

4. Lokaorð – næstu skref

Þakkaðu fyrir að umsókn þín sé tekin til greina og taktu fram að þú óskir eftir viðtali til að fá að kynna þig betur. 

5. Kveðja og undirskrift

Veldu þér viðeigandi kveðju og skrifaðu undir með nafni.